La gestión de un papel -contratos, anexos, cumplimientos legales o supervisión interna de riesgos, por ejemplo- puede ser hasta 30 veces más cara que la de un documento digital, asegura Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza, quien remarca que la plataforma puede convertir trámites en papel en procesos 100% digitales.

«La minería es una industria con alto flujo de documentos, que van desde requerimientos legales a la gestión de riesgos. Todo eso se traduce en papeles, que hay que administrar, es caro de gestionar y, si se pierde, puede derivar en multas o procesos judiciales. En nuestra experiencia, por ejemplo, un contrato de arriendo de maquinaria, que podía tomar hasta dos semanas, se resuelve en menos de 24 horas”, añade.

Mortara explica que «esta tecnología puede agregar valor a las operaciones de la industria minera en todas sus áreas, desde la producción a los recursos humanos, pasando por los cumplimientos ambientales y de control de calidad. Los servicios consisten en plataformas en nube (Azure, el centro de datos de Microsoft) de gestión documental, firmas electrónicas y en dispositivos móviles como tabletas para firma digital en diversos casos de uso”.

Actualmente, Despapeliza tiene más de 100 clientes, 10 años de experiencia que contribuyeron, entre otros proyectos, a la digitalización de la Biblioteca Nacional.

Su director comercial, Nicolás Gecele, explica que «la innovación detrás de la plataforma está en la combinación de distintas herramientas, entre ellas, una organización inteligente de los datos y la disponibilidad de múltiples firmas digitales, según la necesidad de cada proceso”.

Cuatro semanas

La plataforma ofrece oportunidades de mejora para la gestión documental de las empresas mineras, por lo cual esperan aportar con una innovación que les ayude a ahorrar recursos económicos y humanos, además de ganar orden y control de todos los procesos.

La plataforma puede ser adaptada por el área de una empresa en solo cuatro semanas, un período mucho más breve que los softwares a medida, los que pueden tardar hasta un año en desarrollarse.

Nicolás Gecele precisa que «si un contrato con tu cliente supera un monto determinado puede ser derivada a aprobaciones de otra área/persona o enviada a firma electrónica directamente. Nuestro valor como empresa de tecnología es el mix entre automatización, gestión documental y firma electrónica para eliminar el papel de empresas que buscan un desempeño de excelencia, sumado a la trayectoria y experiencia de Despapeliza, es que logramos despapelizar gerencias en muy corto tiempo”.

Mortara ejemplifica que han conocido casos donde, solo la documentación en papelería física, pesa más de seis toneladas. «Nosotros, en un proceso de cuatro etapas, de cuatro o seis semanas, podemos eliminar todo ese volumen de un departamento comercial completo. Además, implementarla solo con ciertos parámetros de negocio y pocos recursos de programación”.